این دستورالعمل به شما کمک می‌کند تا از وقوع چنین حالتی جلوگیری کنید. این دستور برای هر فردی که برای خبر بی بی سی (BBC News) کار می‌کند در همه سرویس‌ها اجرا می‌شود و به استفاده از خدمات فیس بوک، توییتر، یوتیوب، اینستاگرام، گوگل پلاس، ردیت، پین‌ترست (Facebook, Twitter, YouTube, Instagram, Google, Reddit, Pinterest) و به اپلیکیشن‌های چت (گفت وگو) همچون واتس اپ، لاین و اسنپ چت (WhatsApp, Line و Snapchat) محدود نمی‌شود.
ما با سه نوع فعالیت اصلی در رسانه‌های اجتماعی در ارتباط هستیم:
۱ـ استفاده از رسانه شخصی شما که به نام بی بی سی تمام نمی‌شود. این امر می‌تواند به فعالیت‌های مرتبط با شغل شما همچون جمع‌آوری خبر یا دسترسی به همکاران مربوط باشد.
۲ـ فعالیت در رسانه‌های اجتماعی به‌وسیله سردبیران (ویراستاران)، مجریان، خبرنگاران و گزارشگران که بخشی از خروجی رسمی بی‌بی‌سی محسوب می‌شود.
۳ـ فعالیت رسمی رسانه‌های اجتماعی بی‌بی‌سی در چارچوب برنامه‌ها، گروه‌ها و برندها.
این دستورالعمل همچنین بخش‌های خبرهای فوری و استفاده از محتوای رسانه‌های اجتماعی و متخصصان غیررسانه‌ای یا محتوای تولیدشده از سوی کاربر (UGC) را هم در بر می‌گیرد.
۱ـ استفاده از رسانه‌های اجتماعی شخصی
الف: یک مسئله خلاصه و مفید از قبل بوده و هست: «هیچ کار احمقانه‌ای را انجام نده». این‌گونه تصور کنید که شما در صحنه‌ای قرار دارید که هر کاری که در رسانه اجتماعی انجام می‌دهید همه می‌بینند. روش دیگری برای بیان این نکته آن است: «شما خبرنگار بی‌بی‌سی هستید و مانند آن عمل کنید.»
ب: نیاز به احتیاط در همه زمان‌ها، و همه سرویس‌ها وجود دارد، صرف‌نظر از اینکه از تنظیمات حریم خصوصی استفاده می‌کنید یا اینکه پیام مستقیم یا خصوصی است. پست‌ها در سایت‌های فیس‌بوک یا پیام مستقیم در توییتر حتی وقتی که شما فکر می‌کنید محدودیت دارد، به‌راحتی و به‌سرعت می‌تواند از سوی حجم گسترده‌تری از مخاطبان به اشتراک گذاشته شود. فرض کنید هر کاری که شما انجام می‌دهید یا سخنی که می‌گویید از سوی هر فردی ممکن است دیده شود.
یک مسئله خلاصه و مفید از قبل بوده و هست: «هیچ کار احمقانه‌ای را انجام نده». این‌گونه تصور کنید که شما در صحنه‌ای قرار دارید که هر کاری که در رسانه اجتماعی انجام می‌دهید همه می‌بینند. روش دیگری برای بیان این نکته آن است: «شما خبرنگار بی‌بی‌سی هستید و مانند آن عمل کنید.»
پ: اگر شما عضو کارکنان تحریریه هستید، فرقی نمی‌کند که آیا یک کارمند بی‌بی‌سی شناخته می‌شوید یا خیر؟ خوب است در بخش بیوگرافی (About یا bio) جایی را که کار می‌کنید اعلام کنید. خوب است بگوییم شغل ما چیست. اما عنوان و نام فعالیت شما نباید شامل مسئولیت در بی‌بی‌سی باشد تا این احساس را منتقل نکند که کاری را که شما انجام می‌دهید بخشی از خروجی بی‌بی‌سی به شمار می‌رود. شما باید روشن کنید که هر دیدگاهی که بیان می‌کنید شخصی است و نه نظرات بی‌بی‌سی.
ت: شما نباید ترجیحات سیاسی خود را بیان کنید یا چیزی بگویید که بی‌طرفی شما را به مخاطره می‌اندازد. در مورد مسائل با جهت‌گیری (تعصب) آشکار رفتار نکنید. گول نخورید که رسانه‌های اجتماعی غیررسمی هستند، زیرا ممکن است با این کار باعث بی اعتباری بی‌بی‌سی شوید. در صفحات ویکی‌پدیا و وب‌سایت‌های مشابه به‌صورت ناشناس در مورد بی‌بی‌سی فعالیت نکنید. از همکاران خود انتقاد نکنید. اطلاعات محرمانه بی‌بی‌سی همچون گزارش‌های حساس یا استخدام و اعزام شما یا دیگران را فاش نکنید.
مراقب درز اطلاعاتی باشید که ممکن است امنیت شما یا همکاران‌تان را به خطر بیندازد.
اگر شما به مکانی حساس یا خطرناک اعزام می‌شوید دستگاه‌های الکترونیکی و سرویس رسانه‌های اجتماعی که مکان شما را مشخص می‌کند، خاموش کنید.
ث: معمولاً برای هر شخصی ممکن است افراد، موضوعات یا سازمان‌هایی را به‌عنوان دوست (Friend) در رسانه‌های اجتماعی انتخاب کند. در مورد برداشت‌ها از این گزینه فکر کنید. اگر نیاز به این کار دارید این مبحث را گسترده یا متوازن انتخاب کنید. این موضوع در مورد پست‌های رسانه‌های اجتماعی و محتوایی که شما ذخیره می‌کنید یا به آن‌ها ابراز علاقه می‌کنید هم صدق می‌کند.
ج: اشتراک‌گذاری یا ریتوییت کردن مطالب دیگر افراد بخشی از مسائل موجود در رسانه‌های اجتماعی است؛ اما در نظر داشته باشید که این امر می‌تواند شما یا بی‌بی‌سی را تاییدکننده آن موضوع نشان دهد. اعلام این مطلب که «ریتوییت‌ها به‌معنای تایید نیست» یا بیان جملات مشابه کافی نیست.
چ: مراقب تأثیر انتشار شایعات یا محتواهای تاییدنشده باشید، به‌ویژه در مورد خبرهای فوری.
ح: صحبت‌کردن با مردم در رسانه‌های اجتماعی بسیار بااهمیت است. مؤدب باشید. اگر با خشونت یا انتقاد مواجه شدید، مراقب باشید واکنش تهاجمی نشان ندهید ــ از جمله از طریق مسدودکردن و اقدامات مشابه که باید در موارد جرم واقعی، سوءاستفاده یا هرزنامه‌نگاری‌ها (Spam) مورد استفاده قرار بگیرند.
خ: اگر شما در رسانه‌های اجتماعی یا بسترهای آنلاین ــ همچون یک وبلاگ ــ مشارکت می‌کنید که ممکن است با بی‌بی‌سی تضاد منافع داشته باشد، باید موضوع را با مدیر خود در میان بگذارید. او به‌صورت غیرمنطقی باعث توقف کار شما نمی‌شود اما در مورد خطرات احتمالی هشدار خواهد داد.
۲ـ فعالیت رسمی سردبیران، مجریان و خبرنگاران در رسانه‌های اجتماعی
الف: فعالیت بسیاری از سردبیران، مجریان و خبرنگاران در رسانه‌های اجتماعی برچسب رسمی می‌خورد. به این مفهوم که جایگاهی مشابه رسانه اصلی رادیو، تلویزیون و دیجیتال را پیدا می‌کند.
ب: بنابراین وضعیت آن مشخص است، فعالیت آن باید در راستای برند بی‌بی‌سی خبر باشد. بیوگرافی‌ها (پروفایل شخصی) نباید هیچ نظر شخصی یا مشابه آن را بازتاب دهد.
پ: اگر شما موقعیت رسمی دارید، فعالیت شما باید مطابق با آن باشد. این بدان معنی نیست که شما باید فقط در مورد کار خود صحبت کنید. در واقع ما برعکس آن را مورد تاکید قرار می‌دهیم. رسانه اجتماعی تماماً در مورد شخصیت و انسان است. فقط در ذهن داشته باشید بسیاری از افرادی ــ اگر نگوییم بیشتر آن‌ها ــ که با شما تعامل دارند یا شما را دنبال می‌کنند، به‌خاطر نقش سردبیری با شما همکاری می‌کنند. به‌ویژه در خاطر داشته باشید که محتوای ارسال‌شده به‌عنوان بخشی از فعالیت رسمی رسانه اجتماعی به‌صورت خودکار در خروجی بی‌بی‌سی منتشر می‌شود.
در ذهن داشته باشید بسیاری از افرادی ــ اگر نگوییم بیشتر آن‌ها ــ که با شما تعامل دارند یا شما را دنبال می‌کنند، به‌خاطر نقش سردبیری با شما همکاری می‌کنند. به‌ویژه در خاطر داشته باشید که محتوای ارسال‌شده به‌عنوان بخشی از فعالیت رسمی رسانه اجتماعی به‌صورت خودکار در خروجی بی‌بی‌سی منتشر می‌شود.
۳ـ فعالیت در رسانه‌های اجتماعی در چارچوب برنامه‌ها، گروه‌ها یا برندها
الف: یک رویکرد کاملاً روشن نسبت به فعالیت در رسانه‌های اجتماعی برندهای خبر بی‌بی‌سی، برنامه‌ها و گروه‌ها وجود دارد: هر فعالیت تازه نباید بدون در نظر گرفتن دقیق ملاحظات و مشاوره با مدیریت و سردبیران رسانه اجتماعی برای خبرها و معادل آن‌ها آغاز شود.
ب: قانون طلایی برای همه مقامات و فعالیت‌های رسانه اجتماعی این است که برای همه موارد، به‌جز موقعیت‌های استثنایی، باید چشم‌های مراقب دیگری جهت نظارت پیش از انتشار وجود داشته باشد.
ج: تا آنجا که از نظر فنی ممکن است باید مسئولیت اظهاراتی که در صفحات رسانه‌های اجتماعی و سایت‌هایی که نام ما را نشان می‌دهد، بپذیریم.
د: اگر حساب رسمی را در شبکه اجتماعی اداره می‌کنید شما مسئول امنیت آن در مقابل هک و دیگر استفاده‌های غیرمجاز هستید و باید با توصیه‌های امنیتی آشنا شوید. بسیار مهم است که همیشه از رمز عبور امن استفاده کنید، آن را مرتباً تغییر دهید، ذخیره نکنید و از طریق ایمیل ارسال نکنید.
ه: منشن‌ها (Mentions) در مورد فعالیت رسانه اجتماعی در رادیو، تلویزیون یا رسانه دیجیتال بی‌بی‌سی باید با احتیاط مورد توجه قرار گیرد و مشمول همه دستورالعمل‌های سردبیری می‌شود. از همه مهم‌تر، آن‌ها (دستورالعمل‌ها) می‌گویند هر منشن باید از سوی سردبیری توجیه شود.
۴ـ اخبار فوری (Breaking news)
در مورد رادیو، تلویزیون و خروجی دیجییتال ما، دقت (Accuracy) هنگامی که موضوع خبر فوری است در رسانه اجتماعی با اهمیت می‌شود؛ وسوسه اول بودن نباید اولویت داشته باشد.
هنگامی که خبری فوری مطرح است شما باید ابتدا به‌صورت معمولی به میز خبر اطلاع‌رسانی کنید. شاید شما از توییتر استفاده می‌کنید، ممکن است در متن پیام کوتاه (Quickfire) و توییت همزمان با ارسال پیام کوتاه آن را ارسال کنید. اما توجه به نیاز طیف وسیع مخاطبان کل رسانه‌های ما باید اولویت داشته باشد و این شامل میز خبری است که باید به‌سرعت منابع مناسبی را برای پوشش داستان به کار بگیرد.
۵ـ استفاده از محتوای رسانه اجتماعی و متخصصان غیررسانه‌ای یا محتوای تولید شده توسط کاربر
الف: ویدیوها و عکس‌های موجود در وب در حوزه عمومی قرار ندارند و قابل استفاده آزادانه برای ما نیستند. در کنار یا به‌عنوان بخشی از فرایند بررسی صحت، مجوز استفاده باید جست‌وجو و دریافت شود. در ذهن داشته باشید که احتمالاً دارنده کپی‌رایت، فردی نیست که در محتوا نشان داده می‌شود و ممکن است شخصی نباشد که شما می‌پندارید.
ب: مراقب باشید که استفاده از فیلم ذیل قانون استثنایی (fair dealing) کپی‌رایت، شرایط خاصی دارد که شامل فرایند زمانی، اهمیت خبری محتوا، نیاز برای کسب اجازه و اعتبار مالی (credit) لازم برای آن است. اگر مطمئن نیستید مشاوره بگیرد. استثنای فوق را نمی‌توان برای استفاده از تصاویر هم به کار برد.
ج: ما بر وجوه غیرحرفه‌ای محتوا به این علت اتکا می‌کنیم که به ما کمک می‌کند وظیفه خود را انجام دهیم. پس ما باید با آن‌ها با احترام رفتار کنیم. ما همیشه باید به صاحب محتوا اعتبار ملموسی (on-screen credit) بدهیم مگر آنکه آن‌ها خواستار چیز دیگری باشند یا در معرض خطر قرار بگیرند. بیان نام وب‌سایت ــ همچون یوتیوب و فیس‌بوک ــ به‌خودی‌خود کفایت نمی‌کند.
د: خوب است که به مشارکت‌کنندگان بالقوه خود در رسانه‌های اجتماعی از طریق حساب کاربری برندهای بی‌بی‌سی یا حساب‌های شخصی نزدیک شوید. در برخی مواقع ممکن است حساب‌های شخصی نامناسب باشد، مانند زمانی که حضور شما در رسانه‌های اجتماعی، شما را در معرض خطر احتمالی قرار می‌دهد.
ه: همیشه با مشارکت‌کنندگان بالقوه خود مؤدب باشید. همچنین این نکته را در ذهن داشته باشید آن‌ها ممکن است احساس آسیب‌پذیری یا پریشانی داشته باشند. به‌طور معمول بهترین راه این است که چنین مکالماتی را به‌سرعت به کانال‌های خصوصی (همچون دیدار مستقیم، پیام‌رسانی مستقیم یا ایمیل) انتقال دهید. در نظر داشته باشید رویکردهای عمومی ممکن است به شایعات و فریب‌ها اعتبار ببخشند. ما نباید هیچ‌گاه افراد را تحریک کنیم که به‌جای ما در معرض خطر قرار بگیرند ــ به‌عنوان مثال از یک واقعه خبری عکس یا فیلم تهیه کنند. از اتخاذ رویکردهای چندگانه به‌وسیله اخبار بی‌بی‌سی نسبت به یک فرد باید خودداری شود.
منبع: BBC Editorial Guidelines