وظیفه شما به عنوان روزنامه نگار صرفا ضبط مطالبی که در جلسه گفته شده نیست. شما باید تلاش کنید جلسه را برای خوانندگان و شنوندگان خود توصیف کنید. شما باید اطلاعات مخاطبین را یادداشت کنید (مثلا آیا همه آنها زن هستند؟) حال و هوای حضار و لحن سخنرانان چگونه است؟
در هر جلسه، نام سخنرانان اصلی و هرکسی از مخاطبان که صحبت مهمی می‌کند را به دست بیاورید و یادداشت کنید. اگر قبل از جلسه بتوانید نام سخنرانان و افراد مهم حاضر در جلسه را پیدا کنید بسیار کمک کننده خواهد بود. برای این کار برگزارکنندگان مراسم احتمالا به شما کمک خواهند کرد. اگر کسی مطلب مهمی می‌گوید و شما نمی‌توانید در آن زمان نام او را پیدا کنید، یک یادداشت کوتاه از ظاهر او بنویسید (مانند: مرد، ردیف سوم، پیراهن زرد، سبیل) و بعد از برنامه آنها را دنبال کنید و نامشان را بنویسید.
حتما به یاد داشته باشید که بعد از برنامه املای صحیح نام افراد را بررسی کنید.
تخمین جمعیت مخاطب را تحت تاثیر قرار می‌دهد
در سخنرانی‌ها باید حتما اندازه‌ی جمعیت را گزارش کنید. این کار خواننده یا شنونده شما را تحت تاثیر قرار می‌دهد و ممکن است خودش به تنهایی جنبه خبری داشته باشد. برای مثال تصور کنید رئیس جمهور یک جلسه با تجار برگزار کرده‌است اما تنها دو تاجر در جلسه حاضر شده‌اند. این خودش یک خبر خواهدبود.
در تخمین اندازه‌ی هر جمعیت سعی نکنید افراد را بشمارید؛ می‌توانید در یک موقعیت بالا نسبت به جمعیت قرار بگیرید و جمعیت را به صورت کلی تخمین بزنید. پلیس معمولا برآورد خود را نسبت به تعداد جمعیت به شما خواهد گفت اما شما باید مراقب باشید. آنها گاهی تمایل دارند اجتماعی که مورد تاییدشان است (مانند تجمع خیریه) بیش از اندازه معمول عنوان کنند و اجتماعی که مورد تاییدشان نیست (مانند تجمعات اعتراض به دولت) کمتر عنوان کنند. برگزارکنندگان برنامه هم می‌توانند به شما در تخمین جمعیت کمک کنند اما آنها هم در اعلام تعداد افراد تعصب خواهند داشت.
اغلب اوقات اگر چند روزنامه‌نگار در حال پوشش جلسه هستند، می‌توانید دورهم جمع شوید و بر روی رقم جمعیت به توافق برسید. اگر باز هم احساس کردید برآورد جمع درست نیست نظر خودتان را بنویسید. واکنش جمعیت هم بسیار مهم است و باید در گزارش بیان کنید. مثلا اگر دو تاجری که در جلسه رئیس جمهور حاضر هستند عصبانی و شاکی اند این مسئله را در گزارش بیاورید.
محتوای جلسه را یادداشت کنید
گزارش شما از برنامه باید دقیق باشد. شما به سرعت بالا در نوشتن، مختصرنویسی و توانایی تشخیص نکات مهم از جلسه نیاز دارید. درگیر جزئیات برنامه نشوید، فقط کسانی که این جلسات را برنامه‌ریزی کرده‌اند به این جزئیات علاقه نشان خواهند داد. در یادداشت قسمت‌هایی که جالب هستند و ارزش خبری دارند را در حاشیه علامت بزنید یا زیر آنها خط بکشید. اگر سخنرانی خیلی جالب بود می‌توانید بعدا دوباره نکات را گزینش کنید. اما اگر سخنرانی کوتاه و کسل کننده باشد، برای گزارش یادداشت‌های کمی خواهید داشت.
سعی کنید به اندازه کافی یادداشت‌برداری کنید تا درصورت بروز اختلاف در طول جلسه یا در زمان پرسش و پاسخ بعد از سخنرانی، بتوانید استدلال‌های متعادلی ارائه دهید.
بسیاری از خبرنگاران از ضبط صوت استفاده می‌کنند. اگر از ضبط صوت استفاده می‌کنید باز هم حتما نکات ضروری را یادداشت کنید. این کار باعث می‌شود بعدا که در حال بررسی مطالب هستید در زمان صرفه جویی شود. می‌توانید حتی از یک زمان سنج هم استفاده کنید و عدد زمانی که نکات جالب مطرح شده است را طبق آن یادداشت کنید.
در این صورت هنگامی که صوت ضبط شده را دوباره پخش می‌کنید می‌توانید آن را جلو یا عقب ببرید تا نقل قول‌های مورد نظر را طبق اعدادی که یادداشت کرده‌اید پیدا کنید.
چگونگی نوشتن خبر
متن گزارش شما باید بی‌طرفانه باشد. اگر گوینده‌ای اتهامات ظالمانه‌ای را مطرح می‌کند باید حتما صحت آن را بررسی کنید. همچنین باید سعی کنید از هرکسی که به آن اتهام وارد شده‌است پاسخ بگیرید.
به عنوان مثال اگر یکی از نماینده‌های مجلس در سخنرانی گفت کشور در شرف اعلان جنگ با کشور همسایه است باید حتما این ادعا را بررسی کنید و از دولت پاسخ بگیرید. همچنین مطالبی که سخنران عنوان نمی‌کند هم ارزش خبری دارند. برای مثال اگر رئیس برنامه بودجه در آستانه ارائه بودجه سال جدید سخنرانی کرد اما به مشکلات اقتصادی اشاره نکرد، این مسئله خبرساز خواهد بود.
مطمئن شوید که گزارش شما نکات زیر را داشته‌باشد:
- اسامی و عناوین سخنرانان
- نکته اصلی سخنرانی همراه با توضیحات لازم
- زمان، مکان و هدف جلسه
- نقل قول‌های مهم و قوی
- اندازه جمعیت و ترکیب آنها به علاوه‌ی افراد مهم حاضر در برنامه
- واکنش مخاطبین (اگر جالب توجه بود)
گزارش‌های دنباله‌دار
اخبار با پایان جلسه به پایان نمی‌رسند. البته ممکن است در جلسه تصمیماتی گرفته شود اما باید بعدا بررسی کنید و ببینید آیا به آن تصمیمات عمل شده‌است یا نه. اگر نظراتی قوی توسط یک فرد بیان می‌شود یا تصمیم بحث برانگیزی در جلسه گرفته می‌شود، ممکن است بخواهید با فردی که دیدگاه مخالف دارد تماس بگیرید و واکنش او را بخواهید.
برخی جلسات تاثیرات بلند مدتی دارند و ممکن است موضوع گزارش‌های بعدی شما را تامین کنند. برای مثال در جلسه خیریه تصمیم گرفته می‌شود خانه‌ی جدیدی برای کودکان بی‌سرپرست ساخته شود. از آن به بعد باید مدام به دنبال اخبار جدید باشید؛ زمانی که پول جمع آوری می‌کنند، زمانی که شروع به ساختن ساختمان می‌کنند، زمانی که کارکنان ساختمان را استخدام می‌کنند، زمانی که افتتاحیه برگزار می‌شود و زمانی که مدتی از بازگشایی ساختمان گذشته است.
جلسه ی اول مانند سنگی است که به درون رودخانه انداخته می‌شود. امواج بعدی را بررسی کنید!