شباهت بسیاری در نحوه پوشش خبری خبرنگاران مختلف از جلسات و سخنرانی‌ها وجود دارد. سخنرانی‌ها معمولا فرایندی یک‌طرفه است اما جلسات معمولا شامل ارتباط بین افراد بیشتری است. در پوشش یک سخنرانی، روزنامه نگاران بخشی از مخاطبین هستند اما در جلساتی مانند شوراها و ... ممکن است روزنامه‌نگاران تنها مخاطبان شکت کننده در جلسه باشند.
دردسرها و چالش‌های روزنامه‌نگاران
سخنرانی‌ها و جلسات تفاوت بسیاری با مصاحبه دارند. در مصاحبه روزنامه‌نگار یک شرکت کننده‌ی فعال است، سوال می‌پرسد و می‌تواند درخواست جزئیات بیشتری کند. اما در سخنرانی‌ها و جلسات، خبرنگار معمولا کنترلی بر مکان و زمان برگزاری جلسه یا موضوعات مورد بحث ندارد.
در مصاحبه، خبرنگاران باید مصاحبه‌شوندگان را از طریق پرسش راهنمایی و هدایت کنند اما در سخنرانی‌ها و جلسات، سخنرانان خودشان تصمیم میگیرند که چه می‌خواهند بگویند. روزنامه نگار باید به مطالبی که گفته می‌شود گوش بدهد و قبل از نوشتن خبر تصمیم بگیرد که کدام قسمت‌ها را یادداشت کند. شاید بنظر برسد که خبرنگار هیچ کنترلی بر جمع آوری اطلاعات در سخنرانی‌ها و جلسات ندارد اما چنین نیست.
چند کار وجود دارد که میتوانید انجام دهید تا به شما کمک کند اطلاعات مورد نیاز برای نوشتن گزارش را به دست بیاورید. اگر این مراحل را به دقت دنبال کنید، پوشش جلسات و سخنرانی‌ها می‌تواند کار بسیار جالبی باشد. اگرچه ما سخنرانی‌ها و جلسات را نوع خاصی از روزنامه‌نگاری می‌دانیم اما بیشتر مهارت‌های مورد نیاز برای این کار در انواع دیگر روزنامه‌نگاری هم به کار می‌رود.
مهارت‌های ضروری عبارتند از:
- توانایی تشخیص جنبه‌های خبری گزارش و انتخاب نکات کلیدی از بین انبوه اطلاعات
- کوتاه‌نویسی و داشتن سرعت بالا در نوشتن یا حذف مطالب. اگر برگزارکنندگان جلسه اجازه دادند، صوت جلسه را ضبط کنید.
- دربرابر افراد و موقعیت‌های جدید با اعتماد بنفس باشید.
- توانایی فشرده کردن هزاران کلمه در اخباری واضح، مختصر و دقیق
کدام جلسات مهم‌اند؟
انواع مختلفی از جلسات وجود دارند. می‌توان گفت هر زمان دو یا چندنفر دورهم جمع می‌شوند، جلسه تشکیل می‌شود. اما اگر بخواهیم با توجه به هدف متن، جلسه را دقیق‌تر توضیح دهیم؛ جلسه عبارت است از گردهمایی چندنفر با هدفی خاص، معمولا برنامه‌ریزی و سازماندهی شده با ساختار رسمی یا نیمه‌رسمی.
جلسات از کمیته‌های فرعی کوچک تا کنوانسیون‌های بزرگ را شامل می‌شود- و همگی منبع احتمالی گزارش برای یک روزنامه‌نگار خوب هستند. نکته‌ای که باید در رابطه با تمام جلسات به خاطر داشته باشید این است که اکثر خوانندگان یا شنوندگان شما به گروهی خاص تعلق دارند و دوست دارند اخبار جلسات آن گروه را بشنوند. بسیاری از سازمان‌ها تاریخ، زمان و مکان جلسات خود را به اطلاع دفتر خبر می‌رسانند و بسیاری از آن‌ها جلسات منظم هفتگی، دو هفته‌ای یا ماهانه دارند. بنابراین بهتر است زمان جلسات را در دفترچه خود یادداشت کنید.
دولت
دولت می‌تواند محلی، استانی، منطقه‌ای، ملی یا بین المللی باشد. از آنجایی که تصمیماتی که آن ها میگیرند بر مردم تاثیر میگذارد، معمولا منافع عمومی را درنظر میگیرند. هر زمان که آنان درحال برگزاری جلسه‌ای باشند که بر زندگی مردم تاثیرگذار است، ارزش خبری دارد.
شرکت‌ها
از آنجایی که شرکت‌ها کالا یا خدمات مصرفی تولید می‌کنند بصورت کلی ارزش خبری دارند. آن‌ها اشتغال ایجاد می‌کنند و از توسعه اقتصادی در سطح محلی، ملی یا بین‌المللی حمایت می‌کنند. اکثر شرکت‌ها دوست دارند جلسات کاری خود را پشت درهای بسته و به دور از چشم رسانه‌ها و رقبایشان برگزار کنند.
با این حال شرکت‌های سهامی عام معمولا مطابق قانون، مجبور به برگزاری جلسات در مجمع عمومی سالانه هستند. این جلسات ممکن است محدود به سهامداران باشد، اما معمولا افرادی هستند که دوست دارند بعد از جلسه در رابطه با آنچه در جلسه گذشت با شما صحبت کنند. سازمان رسانه‌ای شما در این مواقع می‌تواند سهم اسمی یک شرکت سهامی‌عام را خریداری کند تا بتواند نماینده‌ای را به عنوان سهامدار قانونی به جلسه بفرستد.
احزاب سیاسی
بیشتر جلسات عادی احزاب بصورت خصوصی برگزار می‌شوند و تنها اعضا در آن شرکت می‌کنند. با این حال، از آنجایی که آن ها اغلب تصمیمات سیاسی مهمی برای افراد صاحب قدرت میگیرند، منبع اخبار ارزشمندی هستند. در بسیاری از کشورها، احزاب سیاسی برای انتخاب نامزدهای انتخاباتیِ محلی جلساتی برگزار می‌کنند و جلسات سالانه‌ای هم برای تعیین رهبر حزب برگزار می‌کنند.
آموزشی، فرهنگی، اجتماعی یا مذهبی
برخی جلسات صرفا برای اطلاع‌رسانی یا آموزش افراد تشکیل می‌شوند. آن‌ها هیچ تصمیمی نمی‌گیرند که مستقیما بر زندگی مردم تاثیر بگذارد، اما نظرات آن‌ها می‌تواند اساس نوشتن یک گزارش باشد، مثل خطبه‌های نماز جمعه.
مدیریت برنامه
بهترین راه برای گزارش یک سخنرانی یا یک جلسه حضور در آن است. به این ترتیب شما تا حد امکان از اتفاقات رخ داده در جلسه آگاه خواهیدشد و احتمال اشتباه را به حداقل می‌رسانید. همچنین اینکه مجبور نمی‌شوید به گزارش افراد دیگر که ممکن است روزنامه‌نگاران حرفه‌ای نباشند تکیه کنید.
قبل‌تر هم تاکید کردیم که پوشش سخنرانی‌ها و جلسات می‌تواند چالش‌های بسیاری داشته باشد که عمده‌ی این چالش‌ها به این علت ایجاد می‌شود که رویدادها تحت کنترل شما نیستند. شما باید راهکارهای عملی رسیدن به اطلاعات و تهیه گزارش از جلسات را یاد بگیرید. ما به این راهکارهای عملی «تدارکات» می‌گوییم. بخش زیر به شما راهکارهایی جهت مقابله با چالش ها ارائه می‌کند.
برای برنامه آماده شوید
اگر مقدمات کار را پیش از رفتن به جلسه آماده کنید، میتوانید در زمان و انرژی تان صرفه جویی کنید. باید مطمئن شوید که تاریخ، زمان و مکان دقیق سخنرانی یا جلسه را دارید. بررسی سریع تلفنی با سازمان مربوطه برای اینکه برنامه همچنان برقرار است یا نه بسیار مهم است و خیلی طول نمی‌کشد.
هنگامی که گزارش خود را می‌نویسید، مطمئن شوید که جزئیات تاریخ و زمان را درج کرده‌اید اما این اطلاعات را در مقدمه نیاورید مگر اینکه محل برگزاری جلسه به خودی خود اهمیت بالایی داشته‌باشد. مثلا جلسه ای درخصوص ورزش، بالای کوه برگزار شده‌است.
همچنین نوع سخنرانی یا جلسه را بررسی کنید. آیا یک جلسه عادی است یا استثنائی است؟ آیا سخنرانی بصورت مهمان حضور دارد که مورد توجه باشد؟ چه مسائل خاصی ممکن است در جلسه مطرح شود؟ چه کسی ممکن است اعتراض کند؟ سخنرانی بصورت عمومی برگزار می‌شود یا خصوصی است؟
اگر امکان ورود افراد رسانه‌ای نیست حتما از قبل هماهنگ کنید تا یک‌نفر از کسانی که در جلسه حضور دارد شما را ببیند و بگوید چه اتفاقی افتاده‌است. اینجا جایی است که یک روزنامه‌نگار با ارتباطات خوب نسبت به یک روزنامه‌نگار دیگر امتیاز دارد!
از قبل درمورد آن سازمان اطلاعات کسب کنید. اگر در رویدادی شرکت کنید که اطلاعات دقیقی در رابطه با سازمان برگزار کننده ندارید، وقت خود را تلف می‌کنید و در نهایت خجالت‌زده خواهیدشد. میتوانید حتی از همکارانتان در اتاق خبری پرس و جو کنید. از تماس با خود برگزارکنندگان و کسب اطلاعات خجالت نکشید. اینگونه تصور می‌شود که روزنامه‌نگاران در همه موضوعات متخصص هستند، اما ما می‌دانیم که نیستند پس بهتر است قبل از حضور در جلسات آمادگی قبلی پیدا کنید.
قبل از شروع برنامه حاضر باشید
سعی کنید چند دقیقه زودتر در جلسه حاضر شوید. این کار به شما زمان می‌دهد تا:
- درصورت لزوم خود را به برگزارکنندگان مراسم معرفی کنید.
- لیستی از اسامی شرکت‌کنندگان پیدا کنید.
- ترتیبی دهید تا بعد از برنامه بتوانید با مردم مصاحبه کنید.
- قبل از شروع بتوانید مکان مناسبی برای استقرار پیدا کنید.
اگر زمانی به برنامه برسید که چند دقیقه از شروع برنامه گذشته باشد یا بلافاصله جلسه شروع شود، کار خود را سخت کرده‌اید. سازمان‌های برگزار کننده برنامه هم دیر رسیدن شما را بی‌ادبی تلقی می‌کنند. وقتی چند دقیقه زودتر برسید میتوانید افرادی را که وارد می‌شوند ببینید اما اگر دیر برسید تشخیص افراد در بین انبوه جمعیت کار سختی می‌شود.
همچنین به شما این امکان را می‌دهد که خود را به شرکت‌کنندگان معرفی کنید و مقدمات مصاحبه بعد از برنامه را فراهم کنید. اگر گزارشگر رادیو تلویزیون هستید، حتما باید خیلی زودتر وارد جلسه شوید تا فرصت داشته باشید دوربین‌ها و میکرفون‌های خود را تنظیم کنید و سطح صدا و نور را بررسی کنید. وقتی که خبرنگارها در طول سخنرانی سعی می‌کنند میکرفون را روی میز بگذارند، سخنران بسیار اذیت می‌شود و برخی برگزارکنندگان جلسات ممکن است این اجازه را به شما ندهند.
درنهایت ممکن است دفتر خبری به شما بگوید که بلافاصله بعد از اتمام جلسه گزارش را برایشان ارسال کنید به خصوص اگر جلسه بسیار مهم باشد. اگر وقت ندارید که به دفتر خبر برگردید قبل از جلسه تلفن همراه خود را بررسی کنید. در برخی جلسات که اجازه همراه داشتن تلفن همراه ندارید حتما از قبل برای آن فکری کنید تا بتوانید سریع مطالب را به اتاق خبر برسانید. اگر از قبل با برگزار کنندگان جلسه صحبت کنید شاید به شما اجازه دهند که از تلفن همراهتان استفاده کنید.
تعارف را کنار بگذارید
ضروری است که یک موقعیت مکانی پیدا کنید که بتوانید هر اتفاقی که درحال وقوع است ببینید و بشنوید. اگر وارد یک رویداد شلوغ شدید، اطراف ورودی نمانید. مودبانه اما قاطعانه راه خود را باز کنید و به جایگاه مناسب بروید که بتوانید مراسم را به خوبی ببینید. در رویدادهایی که به خوبی برنامه‌ریزی شده اند مکان خاصی برای حضور اصحاب رسانه وجود دارد. اگر آن مکان مناسب بود از آن استفاده کنید. ممکن است متوجه شوید که سازمان دهندگان در آن قسمت ، برنامه‌ها و اطلاعیه‌هایی برای شما قرار داده‌اند. با این وجود اگر آن مکان برای شما مناسب نبود حتما جای دیگری بروید!
خوب است جایی بروید که هم سخنرانان و هم مخاطبان را (در صورت حضور) به خوبی ببینید. این کار به شما امکان می‌دهد که هم واکنش شرکت‌کنندگان و هم واکنش مخاطبان را ببینید.
پایان برنامه
با اینکه بسیاری از جلسات، ساعت‌ها طول می‌کشد، اما نباید خوابالوده شوید. چنین جلساتی اغلب بصورت ناگهانی به پایان می‌رسند و هم سخنرانان و هم مخاطبان عجله دارند تا جلسه را ترک کنند. اگر مجبور هستید با سخنرانان یا برگزارکنندگان مراسم مصاحبه کنید، مصاحبه خود را کوتاه نگه دارید تا مصاحبه‌شوندگان را از دست ندهید.
حتما اگر جلسه‌ای که آن را پوشش داده اید، جلسه مهمی است به فکر ارسال زودهنگام آن به دفتر خبر باشید. این مسئله بستگی به اهمیت جلسه و فوریت ارسال اطلاعات آن بستگی دارد.