سازمان‌های خبری به شکل سنتی دو نقش مبتنی بر اطلاعات در مواقع اضطراری داشتند؛ اولین نقش این است که اطلاعات مورد نیاز مردم برای پاسخ به یک رویداد را در اختیارشان قرار دهیم. این اطلاعات باید واضح، به موقع و بدون ابهام باشند. اغلب این اطلاعات مستقیماً از سازمان‌های دولتی، ارتش، آتش‌نشانی، نیروهای پلیس یا منابع رسمی دیگر می‌آیند.
نقش دوم را خبرنگاران هرروز در اتاق‌های خبر تمرین می‌کنند (یا باید تمرین کنند)؛ به اشتراک گذاری اطلاعات مهم به طور منصفانه، بدون تعصب و بدون سوگیری.
اما این روزها نقش سومی هم وجود دارد. امروزه مردم اغلب در ابتدا از طریق رسانه‌های اجتماعی درمورد یک تهدید و خبرفوری مطلع می‌شوند. اتاق‌های خبر و سایر سازمان‌ها به جای اینکه اولین کسانی باشند که مردم را درمورد یک رویداد اضطراری مطلع می‌کنند، اغلب خودشان را منبع دومی می‌دانند که اطلاعات مهم را تأیید و از شایعات جدا می‌کنند.
«آمادگی» کلید ارائه اطلاعات دقیق به افرادی است که به اطلاعات نیاز دارند- و اطمینان از اینکه شما به شکل تصادفی اطلاعات نادرست را منتشر نمی‌کنید. چه کاری می‌توانید انجام دهید تا مطمئن شوید که اطلاعات مورد نیاز مردم را به دست می‌آورید و در زمان هرج‌ومرج و سردرگمی منبع قابل اعتمادی هستید؟
در این متن ما به چند روش ساده برای آماده کردن خود و همکارانتان برای ارائه اطلاعات باکیفیت و به‌موقع (در شرایط اضطراری) اشاره خواهیم کرد.
عناصر آمادگی
اولین چیزی که باید درمورد آن تصمیم بگیرید این است که سازمان شما قرار است چه نقش اطلاعاتی ایفا کند؟ آیا شما اخبار فوری را گزارش می‌دهید و یا با دادن هشدارها و توصیه‌های به موقع به جامعه خود کمک می‌کنید؟
سازمان خبری استرالیا این دو را از هم جدا می‌کند. گزارش‌های اتاق خبر و برنامه‌های دیگر در رادیوی محلی و تا حدی کانال خبری ۲۴ ساعته هشدارها و توصیه‌های رسمی را صادر می‌کند و بعداً گزارش می‌دهد. خط مشی سازمان ABC این است که خبر فوری شامل انتقال هشدارهای رسمی مربوط به یک رویداد اضطراری و انتقال اطلاعات ارائه شده توسط منابع دیگر، از جمله تماس‌های شنوندگان و رسانه های اجتماعی می‌شود.
اطلاعات محلی
بعد از تعریف نقش(های) شما، نکته بعدی این است که افراد خود را با اطلاعات محلی که برای پاسخ سریع به آن نیاز دارند مسلح و پیامدهای یک تهدید بالقوه را درک کنید! این به معنای تجزیه و تحلیل این است که چه نوع شرایط اضطراری احتمالاً در منطقه شما رخ می‌دهد و برای آن آماده شوید.
چند سؤال برای بررسی:
- شایع‌ترین و محتمل‌ترین بلایای طبیعی که در منطقه ما رخ می‌دهد چیست؟
- چه نوع جنایات یا موارد اضطراری ممکن است رخ بدهند؟
- سازه‌های حیاتی در منطقه (مانند بزرگراه‌ها، پل‌ها و ...) کدام‌اند؟
- آیا سازمان‌های دولتی یا تاسیسات نظامی حساسی وجود دارند که می‌توانند هدف قرار بگیرند؟
- جاده‌های پرخطر یا سایر عناصر زیرساختی که اغلب صحنه حوادث اضطراری هستند کدامند؟
- در کدام محله‌ها یا مناطق باندهای خلافکار زندگی می‌کنند؟
اکنون که برخی از موقعیت‌های محتمل‌تر را شناسایی کردید، شروع به تهیه فهرستی از منابع معتبر- اعم از رسمی و غیر رسمی- کنید که اطلاعات مفید و حیاتی دارند. این شامل اولین ارائه دهندگان اطلاعات و همچنین کارشناسان محلی در دانشگاه‌ها، سازمان‌های غیردولتی و ادارات دولتی و سرنخ‌های ارتباطی برای آژانس‌های مهم، شرکت‌ها و سازمان‌های دیگر است. حتی می‌توانید لیستی تهیه کنید که هرکدام را در کدام شبکه اجتماعی پبدا کنید. فیسبوک؟ توییتر؟ اینستاگرام؟ و...
شماره تلفن،حساب‌های توییتر، صفحات فیسبوک را جمع آوری کنید و همه چیز را در قالبی مرکزی و در دسترس قرار دهید. خواه یک پایگاه داده مشترک باشد، خواه یک صفحه گسترده مانند اکسل و... باشد. مخاطبین خود را بر اساس نوع موقعیتی که ممکن است مفید باشند سازماندهی کنید.
ایجاد روابط
هر روزنامه‌نگاری نیاز به ارتباطات مختلف دارد. اما این فقط درمورد شماره تلفن و سایر جزئیات نیست؛ بلکه درمورد روابط است.با منابع قابل اعتمادی که می‌دانید می‌توانید از آن‌ها اطلاعات مفید بگیرید تماس بگیرید. آن‌ها به شما اعتماد دارند و اطلاعاتشان را با شما به اشتراک می‌گذارند اما بدانید که این اعتماد در شرایط فوری و یک شبه ایجاد نمی‌شود.
شما باید فعال باشید. درصورت امکان با منابع خود رو در رو ملاقات کنید. از آن‌ها دعوت کنید تا به اتاق خبر یا دفتر شما بیایند. به آن‌ها نشان دهید که با اطلاعاتی که به شما ارائه میدهند چه می‌کنید. توضیح دهید که چگونه به آن‌ها کمک خواهید کرد تا پیام خود را به افرادی که به آن نیاز دارند برسانند. برای دیدن آن‌ها وقت بگذارید. فشار وارده بر این افراد را درک کنید. اما اگر با آن‌ها آشنا باشید و ارتباطتان را با آن‌ها حفظ کنید، زمانی که خبر فوری پیش می‌آید و درخواست‌های متععدی دارند، شما را در اولویت قرار خواهند داد.
همچنین روابط‌تان را با پرسنل کلیدی در خدمات مدیریت شرایط اضطراری و سایر سازمان‌ها و مخصوصا ارتباط با مخاطبین را حفظ کنید.
آیا آن‌ها می‌دانند که شما اطلاعات به موقع به آن‌ها ارائه خواهید کرد؟ آیا آن‌ها می‌دانند که چه زمانی ممکن است خبری را ببینند یا بشنوند؟ آیا آن‌ها می‌دانند در مواقع اضطراری چه خدماتی به آن‌ها ارائه می‌کنید یا نمی‌کنید؟
برای مثال در سازمان خبری ABC گزارش‌هایی منتشر می‌شود از احتمال آتش‌سوزی در آینده، زمان آن و چگونگی بسته‌بندی کیت‌های اضطراری در این شرایط! این نوع محتوا را می‌توان توسط اتاق‌های خبر، آژانس‌های امدادی و سایر سازمان‌ها ارائه کرد. این به امادگی عموم مردم برای شرایط اضطراری کمک بسیاری می‌کند. همچنین مهم است که اطلاعات را از راه دیگری هم منتشر کنید. مخاطبان شما در مواقع اضطراری منبع بسیار مهمی از اطلاعات ارزشمند خواهند بود. راهی ایجاد کنید تا مخاطبین را تشویق کنید تا با شما تماس بگیرند، ایمیل بزنند یا پیامک بدهند.
این کار را می‌توانید با شکایت از ترافیک، نظر راجع به آب و هوا و سایر اطلاعات شروع کنید.
برنامه آموزشی
در سازمان خبری ABC اخبار با یک برنامه‌ی آموزشی درباره شرایط اضطراری آغاز می‌شود. در این برنامه دستورالعمل‌های واضحی برای نحوه برخورد با هشدارهای رسمی آب و هوایی و... داده می‌شود. بخشی از آمادگی شما باید شامل جمع‌آوری توصیه‌هایی باشد که می‌توانید در زمان وقوع فاجعه به مردم ارائه دهید مانند این خبر در فصل آتش‌سوزی «وان حمام خود را با آب پر کنید تا بتوانید در صورت کاهش فشار آب از آن برای خاموش کردن آتش استفاده کنید» این اطلاعات را می‌توانید از قبل با منابع خود جمع‌آوری کنید.
این فرضیات را در سطوح مختلف مطرح کنید:
- هنگام پیش‌بینی یک رویداد آب و هوایی فاجعه‌بار باید چه کرد؟
- وقتی از شما خواسته شود که استودیو خود را تخلیه کنید چه می‌کنید؟
اطمینان حاصل کنید که همکاران شما آموزش کافی برای حضور در مناطق خطرناک را دیده‌اند. برای مثال در استرالیا، مقامات آتش‌نشانی جلسات آموزشی برای رسانه‌ها در زمینه گزارش از مناطق آتش‌سوزی برگزار می‌کنند. هیچکدام از خبرنگاران بدون گذراندن دوره آموزشی به محل آتش‌سوزی اعزام نمی‌شوند.
بسیار مهم است که شما از قبل برای شرایط اضطراری آماده باشید. باید اطلاعات مهم را از قبل به مردم ارائه کنید و راه مقابله با بلایای مختلف را به آن‌ها آموزش دهید. همچنین لازم است که نیروهای خبری هم برای شرایط اضطراری آموزش دیده باشند تا کسی حین گزارش کردن دچار آسیب نشود.