یکی از مهم‌ترین جنبه‌های نویسندگی مؤثر این است که بدانید چه کسی قرار است متن شما را بخواند؛ یعنی مخاطبان مورد نظر یا احتمالی شما قرار است چه کسانی باشند. گاهی اوقات این موضوع واضح است؛ مثلاً وقتی که نامه یا پستی الکترونیکی برای کسی بنویسید. اما همیشه موضوع این قدر روشن نیست؛ مثلاً اگر متنی در وبلاگ، گزارش یا برای بازاریابی و ارتباط با مخاطبان بنویسید موضوع کمی فرق می‌کند.
در این متن قرار است بیان کنیم چگونه می‌توانید اطلاعاتی در مورد مخاطبان جمع‌آوری کنید و شناخت بیشتری نسبت به مخاطبان مورد نظرتان داشته باشید. در ادامه دلیل اهمیت این موضوع و تأثیر آن بر نوع محتوا و سبک نوشتن شما را بررسی خواهیم کرد.
مخاطبان خود را شناسایی (کشف) کنید
اولین سؤالی که باید خودتان بپرسید این است که: «من برای چه کسی می‌نویسم؟» پاسخ همان مخاطبان مورد نظر شما هستند.
به عبارت دیگر، شما باید بدانید قرار با نوشته خود بر چه کسی تآثیر بگذارید؛ مثلاً در نمونه نامه و پست الکترونیک این می‌تواند یک نفر مشخص باشد. هرچند در مثال‌های دیگر مثل خبر، گزارش یا حتی مطلبی در صفحه‌ی شما در شبکه‌های اجتماعی، مخاطب می‌تواند یک یا چندین گروه از افراد مختلف باشد. سعی کنید تمام گروه‌های هدف خود را که می‌خواهید ترغیب یا جذب کنید با بیشترین جزئیات ممکن مشخص کنید؛ هر اطلاعات کوچکی هم می‌تواند به شما کمک کند پس جزئیاتی را از قلم نیندازید. (در متنی مجزا در مورد نحوه‌ی دسته‌بندی مخاطبان بیشتر صحبت خواهیم کرد.)
شما باید حواستان به مخاطبان ثانویه هم باشد؛ این افراد کسانی هستند که لزوماً مخاطب هدف اصلی شما نیستند ولی ممکن است با متن شما برخورد کنند (مخصوصاً اگر نوشته شما در بستر وب یا به صورت چاپی منتشر شده باشد).
حتی زمانی که برای یک شخص خاص می‌نویسید، کلماتتان ممکن است در فرمت دیگری کپی شوند و یا برای شخص دیگری باز ارسال شوند. شما لزوماً نمی‌توانید نوع نگارشتان را با این مخاطب جدید تنظیم کنید ولی عاقلانه‌تر است که آن‌ها را هم در ذهن داشته باشیم تا اینکه کاملاً آن‌ها را نادیده بگیریم.
چرا به مخاطبان ثانویه توجه کنیم؟
ممکن است با خود فکر کنید که چرا باید به یک مخاطب ناخواسته که هدف ما هم نیست توجه کنیم.
پاسخ ساده است؛ هم نشر تحت وب و هم چاپی تآثیرات بزرگ و طولانی مدتی ایجاد می‌کنند. نوشتن چیزی که ممکن است کسی را ناراحت یا آزرده کند، هرچند ناخواسته باشدف ممکن است در آینده به شما آسیب بزند. حتی یک پست الکترونیک خصوصی تحت عنوان آزادی اطلاعات منتشر شود.
اگر در ذهن داشته باشید که هرچه می‌نویسید می‌تواند در انظار عموم قرارگیرد یا منتشر شود، بعید است که اشتباه یا زیاده‌روی کنید.
شناخت و درک مخاطبان
قدم بعدی شما این است که مخاطبان خود را بیشتر بشناسید و به درکی از آن‌ها برسید.
در واقع می‌خواهید بفهمید که متن شما برای آن‌ها جالب یا مفید خواهد بود؟ دنبال چه چیزی هستند؟ مثلاً می‌خواهند اطلاعات دریافت کنند یا سرگرم شوند؟ روزنامه‌نگاری امروز طیف زیادی از خواسته‌های مخاطبان را مورد هدف قرار می‌دهد؛ برای مثال یکی از پنج بخش اصلی سایت TheGuardian بریتانیا به «Lifestyle یا سبک زندگی» اختصاص یافته است. شاید در نگاه اول برای یک پایگاه خبری عجیب باشد اما گاردین نیاز و علاقه‌ی مخاطبان خود را در نظر گرفته است.
هرچه بیشتر در مورد مخاطبان خود بدانید، نیازهایشان را بیشتر درک خواهید کرد؛ در نتیجه بهتر به نیازهایشان پاسخ خواهید داد. در نگاه کسب‌وکار به این معنی است که احتمال آن که مشتری شما بمانند یا به آن تبدیل شوند بیشتر خواهد بود (این موضوع برای رسانه‌هایی که با فروش محصول یا دریافت حق اشتراک هزنه‌ی خود را تأمین می‌کنند اهمیت بیشتری خواهد داشت اما اگر بودجه هم دریافت می‌کنید بازهم مخاطب بیشتر به معنی دیده‌شدن بیشتر و تأثیر بیشتر خواهد بود).
شما باید پاسخ دو سؤال را پیدا کنید:
- مخاطب برای چه این متن یا سند شما را می‌خواند؟
- اصلی‌ترین نگرانی یا مشکلی که می‌خواهند حل کنند چیست؟
در نوشتار خود، مشخصاً می‌خواهید به مخاطبان روش حل آن مشکل را نشان دهید (احتمالاً با محصول یا خدمتی که به آن‌ها ارائه یا پیشنهاد می‌دهید البته بدون هیچ فروش اجباری‌ای). به خاطر داشته‌باشید این مشکل می‌تواند به سادگی این باشد که «من می‌خواهیم در مورد فلان موضوع اطلاعات کسب کنم».
برای مخاطبانتان بنویسید
مهم‌ترین دلیل شناخت مخاطبان هدف این است که بتوانید نوشته‌تان را بنحوی نگارش کنید که برای آنان مناسب باشد. ای موضوع دو عنصر کلیدی دارد:
- بتوانید نگرانی اصلی آن‌ها را از طریق نوشته‌تان رفع کنید.
- در سبکی مناسب نگارش کنید.
برای مثال یک گزارش سالانه که برای یک شرکت یا سازمان نوشته می‌شود باید به نگرانی‌های سهام‌داران یا مالکان آن پاسخ دهد و آن‌ها را رفع کند. این گزارش ممکن است شامل اطلاعاتی در مورد مسائل مالی یا مسئولیت اجتماعی سازمان باشد. البته شما می‌توانید این فرض هم داشته باشید که این افراد نسبت به موضوع شما پیش‌زمینه‌ی قبلی دارند؛ در نتیجه لازم نیست همه چیز را با جزئیات کامل بیان کنید. در نهایت شما نه شما کسانی که گزارشتان را مطالعه می‌کنند می‌شناسید و نه این افراد رابطه‌ی شخصی نزدیکی با موضوع گزارش دارند در نتیجه گزارش باید به شیوه‌ای نسبتاً رسمی نوشته شود. البته شما احتمالاً از محتوا و سبکی استفاده می‌کنید که کمی متفاوت است اما اصول اصلی آن مشابه است.
اگر می‌دانید که مخاطبان شما در زمینه‌ی خاصی تخصص دارند (مثلاً جامعه‌ی پزشکان را هدف قرار داده‌اید) در سبکی متفاوت خواهید نوشت و از زبان و ادبیاتی متفاوت با آنچه برای یک مقاله‌ی عمومی استفاده می‌کنید، بهره خواهید برد (اینه جا دستتان باز است که از انواع اصطلاحات تخصصی استفاده کنید و نیازی به توضیح مفصل آن‌ها نداشته باشید).
ادبیات (صدا) خود را کشف کنید
شناخت مخاطبان به شما کمک می‌کنید که «صدا»یی که از آن استفاده می‌کنید را انتخاب کنید. صدا یا ادبیات نویسنده « writer's voice» اصطلاحی است که برای سبک خاص یک نویسنده استفاده می‌شود. این شامل این که شیوه‌ی نگارش رسمی یا غیر رسمی است هم می‌شود. نامه‌ها یا پست‌های الکترونیکی که برای دوستان خود می‌نویسید به شیوه‌ای بسیار خودمانی و غیررسمی نگارش می‌شوند چراکه میان شما و دوستتان درجه‌ای از آشنایی یا صمیمت وجود دارد.
بازاریاب‌ها معمولاً ازادبیاتی مشابه با مثال بالا برای ارتباط با مخاطبان (مشتری‌ها) استفاده می‌کنند چرا که این موضوع تصویری انسانی و دوستانه‌تر از شرکت آن‌ها می‌سازد و مبان آن‌ها و مشتریان بالقوه ارتباط برقرار می‌کند.
ادبیات رسمی بیشتر برای مواردی است که چندان آشنایی یا نزدیکی با مخاطب ندارید یا می‌خواهید موضوعی با جدیت بالا را بیان کنید. این به انتخاب شماست که چه نوع ادبیاتی برای نوشتار شما مناسب است و چه رابطه‌ای می‌خواهید با مخاطب خود برقرار کنید.
درک و شناخت مخاطبان برای نوشتن مؤثر بسیار ضروری است.
قبل از این که نوشتن خود را آغاز کنید همیشه مخاطب هدف خود را شناسایی کنید و سعی کنید نیازهای آن‌ها را بفهمید. حالا شما می‌توانید به این فکر کنید که محتوی و سبک نوشتار شما باید چگونه باشد که برای آن‌ها مناسب باشد. همچنین مهم است که به مخاطبان ثانویه‌ی خود توجه داشته باشید تا ناخواسته کسی را آزرده نکنید.